IN MS WORD HOW TO OPEN DOCUMENT || HOW TO SAVE DOCUMENT IN MS WORD || HOW TO PRINT DOCUMENT IN MS WORD

IN MS WORD HOW TO OPEN DOCUMENT ?

डॉक्यूमेंट्स को खोलना और बन्द करना (Opening and Closing the Documents)

डॉक्यूमेण्ट को खोलना (Opening the Document)

किसी भी डॉक्यूमेंट्स को खोलने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है-

(i) माइक्रोसॉफ्ट आफिस बटन – Open पर क्लिक कीजिए ।

या Ctrl+O संयोग कुंजी का प्रयोग कीजिए । इससे Open डायलॉग बॉक्स प्रस्तुत होगा ।

(ii) इसमें Look in लिस्ट बॉक्स में उस फोल्डर का नाम दिया जाता है जिसमें डॉक्यूमेण्ट होने की सम्भावना होती है। यूजर द्वारा बनाई गई फाइलें यूजर अपने उपयोग के अनुसार किसी भी फोल्डर व हार्ड डिस्क में Save कर सकता है।

(iii) Look in लिस्ट बॉक्स से लोकेशन सिलेक्ट करने के बाद उस फाइल पर क्लिक करके Open बटन पर क्लिक करें ।

HOW TO SAVE DOCUMENT IN MS WORD ? 

सेव और सेव ऐज (Save and Save As)

जब तक किसी डॉक्यूमेण्ट को किसी डिस्क पर सेव नहीं किया जाता तब तक वह केवल मुख्य मेमोरी में रहता है और किसी कारण से बिजली चले जाने पर हमेशा के लिए नष्ट हो जाता है। इसलिए प्रत्येक डॉक्यूमेण्ट को सेव करना आवश्यक है। किसी भी वर्ड फाइल या डॉक्यूमेण्ट को सेव करने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है-

(a) माइक्रोसॉफ्ट आफिस बटन → Save/Save As पर क्लिक कीजिए या Ctrl+S संयोग कुंजी को दबाइये ।

(b) प्राप्त डायलॉग बॉक्स में File name लेबल के सामने वाले टैक्स्ट बॉक्स में उस डॉक्यूमेण्ट का नाम तथा Save As type में उसका Type चयनित करके Save बटन पर क्लिक कीजिए। ऐसा करने से वह डॉक्यूमेण्ट उस नाम से डिस्क पर सेव हो जाता है व विण्डो के टाइटल बार पर उसका नाम प्रतिस्थापित (Replace) हो जाता है व प्रत्येक बार वह फाइल खोलने पर टाइटल बार पर Save किया हुआ फाइल नेम प्रदर्शित होता है।

Save और Save As में अन्तर

 किसी भी डॉक्यूमेण्ट या फाइल को पहली बार सेव, Save या Save As दोनों का ही प्रयोग करके कर सकते हैं। पहले से सेव की गयी फाइल को Save करने से वह फाइल उसी नाम से सेव होती है जबकि Save As कमाण्ड से हम फाइल को अन्य किसी नाम से सेव भी कर सकते हैं।

HOW TO PAGE SETUP IN MS WORD  ?

पेज सेटअप (Page Setup)

पेज की सैटिंग, जैसे- मार्जिन, ओरिएण्टेशन, साइज करने के लिए पेज सेटअप की आवश्यकता होती है; जैसे-कागज का आकार, विभिन्न मार्जिन, पेपर का साइज, कागज का लेआउट आदि। पेज को सेटअप करने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है-

(i) Page Layout टैब से Page Setup ग्रुप में जायें इसमें से यूजर इच्छानुसार पेज की सेटिंग कर सकता है।

(ii) पेज सेटअप ग्रुप के डायलॉग बॉक्स बटन को दबाये जोकि ग्रुप में दाई ओर सबसे नीचे ↓ की भांति दिखाई देता है इससे पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा ।

इस डायलॉग बॉक्स को रूलर पर डबल क्लिक करके भी प्राप्त किया जा सकता है। इसमें तीन टैब्स होते है-

(a) मार्जिन्स (Margins): इस टैब की सहायता से यूजर पेज के मार्जिन्स ओरिएण्टेशन इत्यादि को मॉडिफाई कर सकता हे।

(b) पेपर (Paper): इस टैब की सहायता से पेपर साइज, पेपर की लम्बाई व चौड़ाई व पेपर सोर्स इत्यादि से सम्बन्धित सेटिंग्स को कस्टमाइज किया जाता है।

(c) लेआउट (Layout): इस टैब की सहायता से पेज के सेक्शन हैडर्स व फुटर्स तथा पेज के वर्टीकल अलाइनमेण्ट को कस्टमाइज किया जाता है।

उपरोक्त परिवर्तन करने के पश्चात् OK बटन पर क्लिक करे

प्रिण्ट प्रिव्यू (Print Preview)

एम एस-वर्ड की Print Preview सुविधा से यूजर किसी डॉक्यूमेण्ट को प्रिण्ट करने से पहले ही स्क्रीन पर देख सकते हैं कि प्रिण्ट होने पर वह डॉक्यूमेण्ट कैसा लगेगा। इस सुविधा का उपयोग करने के लिए Microsoft Office Button से Print विकल्प से Print Preview कमाण्ड को चुनें इससे प्रिण्ट विण्डो प्रदर्शित होगी|

प्रिण्ट प्रिव्यू टैब में निम्न ग्रुप होते हैं-

Print ग्रुप → Print, options

Page Setup ग्रुप → Margins, Orientation, Size.

Zoom ग्रुप → Zoom, 100%, One page, Two pages, Page width

Preview ग्रुप → Show Ruler, Magnifier, Shrink One Page, Next Page, Previous Page, Close Print Preview.

HOW TO PRINT DOCUMENT IN MS WORD ?

डॉक्यूमेण्ट को प्रिण्ट करना (Print the Document)

प्रिण्ट प्रियू देखने के बाद आप डॉक्यूमेण्ट को प्रिण्ट करा सकते हैं। ऐसा करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है-

(i) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन से प्रिण्ट कमाण्ड पर क्लिक करें ।

(ii) डॉक्यूमेण्ट को सामान्य सैटिंग में प्रिण्ट करने के लिए OK बटन पर क्लिक करें ।

या माइक्रोसॉफ्ट आफिस बटन से प्रिण्ट कमाण्ड के Quick Print कमाण्ड पर क्लिक करें जिससे डॉक्यूमेण्ट सामान्य सेटिंग में प्रिण्ट हो जायेगा। यदि आपको कोई विशेष पेज प्रिण्ट करना हो तो उस पेज का नम्बर या पेजेस के नम्बर की रेंज, जैसे 2 - 6. Pages बॉक्स में लिखें तथा OK बटन पर क्लिक करें । यदि आपको प्रिण्ट की एक से अधिक कॉपी निकालनी हैं तो Number of Copies बॉक्स में कॉपीस की संख्या लिखें तथा OK बटन पर क्लिक करें ।


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