HOW TO INSERT PICTURE IN POWER POINT ? || MS POWER POINT NOTES IN HINDI

                         POWER POINT NOTES IN HINDI 

HOW TO INSERT PICTURE IN POWER POINT ? 

INSERT PICTURE IN POWER POINT 

फाइलों से पिक्चर्स इन्सर्ट करना (Inserting Pictures in Files): 

यदि यूजर किसी फाइल में उपलब्ध बाहरी चित्र अपनी स्लाइड पर लगाना चाहते हैं, तो इसके-लिए निम्न प्रकार की क्रिया कीजिए- प्रेजेन्टेशन की उस स्लाइड को चुनिए जिसमें यूजर पिक्चर्स को जोड़ना चाहते हैं। Insert tab → Illustrations ग्रुप बॉक्स से Picture बटन को क्लिक करें। इसमें डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा। इस डायलॉग बॉक्स में यूजर किसी भी फोल्डर की किसी भी फाइल में स्थित पिक्चर ढूँढ सकते हैं। मिल जाने पर Insert बटन क्लिक कीजिए, जिससे आपका चुना हुआ पिक्चर स्लाइड पर जुड़ जाएगा। पिक्चर में चारों ओर बने हुए हैण्डिलों की सहायता से यूजर इसे इच्छित आकार में ढालकर अपनी स्लाइड पर किसी स्थान पर लगा सकते हैं।

HOW TO RESIZING AND SCALING OF OBJECT IN POWER POINT ?

ऑब्जेक्ट की रिसाइजिंग और स्केलिंग (Resizing and Scaling of Object):-

 पावरप्वाइंट में ओब्जेक्ट्स को इन्सर्ट करने के बाद इनकी रीसाइजिंग एवं स्केलिंग भी की जा सकती है। इसके अन्तर्गत जब यूजर कोई ऑब्जेक्ट स्लाइड में इन्सर्ट करते हैं तो उस ओब्जेक्ट के किनारे पर डॉट बन जाती है। जब माउस प्वॉइन्टर को उस डॉट पर ले जाया जाता है तो माउस प्वॉइन्टर का चिह्न ↔ बदल जाता है। फिर इसे ड्रैग करके ऑब्जेक्ट के साइज को अधिक या कम किया जाता है। 

HOW TO MAKE A BEAUTIFUL SLIDE IN MS POWER POINT ?

स्लाइड को सुन्दर बनाना (Providing Aesthetics to Slides in Power Point):

पावरप्वॉइन्ट में स्लाइड को इस तरह से डिजाइन किया गया है, ताकि स्लाइड प्रेजेन्टेशन्स को एक स्थिर तथा आकर्षक लुक प्रदान किया जाए। स्लाइड को बेहतर बनाने के लिए विभिन्न ऑप्शन का उपयोग किया जाता है, जैसे – टैक्स्ट प्रेजेन्टेशन द्वारा, टैक्स्ट को कलर करके, टेक्स्ट की दिशा बदलकर, टैक्क पैराग्राफ के फॉर्मेट द्वारा, बुलेट्स तथा नम्बरिंग द्वारा आदि। 

टैक्स्ट प्रेजेन्टेशन में वृद्धि करना (Enhancing the Text Presentation in Power Point):

टैक्स्ट प्रेजेन्टेशन को एन्हांस करने का अर्थ है- प्रेजेन्टेशन के लिए टैक्स का फॉण्ट, रंग, आकार, एलाइनमेण्ट आदि स्वयं फॉर्मेटिंग फीचर्स के प्रयोग द्वारा तय करना। यह कार्य Home टैब के Font ग्रुप बॉक्स व Paragraph ग्रुप बॉक्स के विकल्पों द्वारा किया जा सकता है।

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HOW TO FORMATTING TEXT IN MS WORD/POWER POINT 

टैक्स्ट को फॉर्मेट करना (Formatting the Text in Power Point): 

किसी भी स्लाइड में टाइप किए गए टैक्स्ट का फॉण्ट, स्टाइल और कलर आदि बदलने की प्रक्रिया को टैक्स्ट फॉर्मेटिंग कहते हैं। यह कार्य निम्न प्रकार से किया जा सकता है - जिस टैक्स्ट की फॉर्मेटिंग करनी है, उसे सिलेक्ट करो। पावरप्वॉइन्ट के Home टैब में Font तथा Paragraph ग्रुप बॉक्स, दोनों में टैक्स्ट फॉर्मेटिंग से सम्बन्धित विकल्प एक्टिव हो जाएंगे। अब यदि सिलेक्ट किए गए टैक्स्ट का फॉण्ट बदलना है, तो Home टैब के Font आइकन पर क्लिक करो। इससे स्क्रीन पर विण्डोज में इन्स्टॉल सभी फॉफ्ट्स की लिस्ट प्रिव्यू के साथ दिखाई देने लगेगी। इनमें अपनी पसन्द के फॉण्ट को क्लिक करके सिलेक्ट करो, इससे स्क्रीन पर सिलेक्टेड टैक्स्ट पर फॉण्ट का प्रभाव दिखाई देने लगेगा। सिलेक्ट किए गए टैक्स्ट का साइज बदलने के लिए Home टैब के Font भाग में दी गई साइज विण्डो पर क्लिक करो। होम टैब के Font भाग में ही टैक्स्ट पर प्रयोग करने के लिए बोल्ड, इटैलिक, अण्डरलाइन एवं स्ट्राइक थ्रू जैसे स्टाइल होते हैं। इन स्टाइलों पर क्लिक करने से सिलेक्ट किए गए टैक्स्ट पर उनका प्रभाव दिखाई देने लगेगा। टैक्स्ट में प्रयुक्त अक्षरों की दूरी को एडजस्ट करने के लिए Home टैब के Font ग्रुप बॉक्स में दिए गए कैरेक्टर स्पेसिंग आइकन होता है। इस पर क्लिक करने से इससे जुड़ा मेन्यू स्क्रीन पर डिस्प्ले होगा।इस मेन्यू में पाँच पहले से निर्धारित विकल्प होते हैं, जिनसे अक्षरों को वेरी, टाइट, नॉर्मल, लूज एवं वेरी लूज किया जा सकता है। यदि इनसे उद्देश्य पूरा नहीं होता है तो More Spacing को क्लिक करें। इसमें यूजर कैरेक्टर स्पेसिंग को प्वॉइन्टर साइज के अनुरूप वेल्यु टाइप करके एडजस्ट कर सकते हैं। पावरवॉइन्ट के होम टैब में Change Case आइकन का प्रयोग करके अक्षरों को अपरकेस से लोअरकेस या कुछ अन्य प्रकारों में परिवर्तित किया जा सकता है। इसके पाँच विकल्प होते हैं सेन्टेंसकेस, लोअरकेस, अपरकेस, कैपिटलाइज इच वर्ड एवं टॉगल केस। इन पर क्लिक कर इनका प्रभाव देखा जा सकता है। 

HOW TO CHANGE TEXT COLOR IN MS POWER POINT ?

टैक्स्ट का कलर बदलना (Change the Text Color): 

प्रेजेन्टेशन में प्रयुक्त टैक्स्ट का कलर बदला जा सकता है। इसके लिए Home टैब के Font ग्रुप बॉक्स में दिए फॉण्ट कलर आइकन पर क्लिक करो। इससे स्क्रीन पर इसका कलर विण्डो डिस्प्ले होगा। इस विण्डो में माउस प्वॉइन्टर को जिस कलर पर ले जाएंगे, स्लाइड का टैक्स उसी कलर में डिस्प्ले होगा। यदि इस कलर विंडो में यूजर की पसन्द का कलर नहीं है तो इसके अन्तिम विकल्प More Colors___ पर क्लिक करो। इससे स्क्रीन पर कलर्स को सिलेक्ट करने का ऑप्शन बॉक्स इस तरह डिस्प्ले होगा। इस ऑप्शन बॉक्स के कलर्स भाग में जाकर उस कलर पर क्लिक करो, जिसे टैक्स्ट पर प्रयोग करना है। 

टैक्स को एलाइन करना (Aligning the Text in Power point ): 

स्लाइड में प्रयोग किए जा रहे टैक्स्ट को एलाइन करने के लिए पैराग्राफ भाग में Left, Right, Center एवं Justify विकल्प होते हैं। इन्हें क्लिक करके टैक्स्ट को एलाइन किया जा सकता है। 

टैक्स्ट की दिशा बदलना (Change the Direction of Text in Power Point): 

स्लाइड में प्रयोग किए जा रहे टैक्स्ट की दिशा को बदलने के लिए होम टैब के पैराग्राफ भाग में दिए गए Text Direction आइकन पर क्लिक करें। ऐसा करते ही स्क्रीन पर इसका ऑप्शन बॉक्स डिस्प्ले होगा। यहाँ टैक्स्ट की दिशा बदलने के लिए चार विकल्प निर्धारित हैं। इनमें, जिसे प्रयोग करना है, उस पर क्लिक कर उसका प्रभाव देखा जा सकता है। 

टैक्स्ट पैराग्राफ को फॉर्मेट करना (Formatting the Text Paragraph in Power Point ):

 यदि टैक्स्ट को एलाइन करना हो या फिर लाइनों के मध्य की दूरी को कम या ज्यादा करना हो तो इसके लिए होम टैब को Paragraph ग्रुप बॉक्स के विकल्पों का प्रयोग करना होगा। निम्न चित्र में पैराग्राफ भाग के आइकनों को देखा जा सकता है। 

बुलेट्‌स तथा नम्बरिंग (Bullets and Numbering in Power Point):

 Home टैब के Paragraph ग्रुप बॉक्स में सबसे ऊपर बाई ओर बुलेट्स नामक आइकन होता है। इसका प्रयोग करके पैराग्राफ में बुलेट का प्रयोग कर सकते हैं और बुलेट के स्टाइल को भी बदल सकते हैं। जब यूजर इस आइकन पर क्लिक करके ड्राप लिस्ट में सबसे नीचे Bullets and Numbering कमाण्ड को चुनें। इससे स्क्रीन पर निम्न डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा। इसमें से यूजर आवश्यकता अनुसार किसी भी प्रकार की बुलेट को (सिलेक्ट करके OK बटन दबाने से) पैराग्राफ में जोड़ सकता है। इस डायलॉग बॉक्स की सहायता से बुलेट्स का आकार, रंग व अन्य कस्टमाइजेशन किये जा सकते हैं। बुलेट्स के आकार को बदलने के लिये Color ड्रॉप डाउन लिस्ट का प्रयोग वर्ड डॉक्यूमेण्ट्स की भांति प्रयोग करते हैं। इसके अतिरिक्त यदि यूजर अन्य किसी चिन्ह का प्रयोग करना चाहता है तो Customize बटन पर क्लिक करे। इससे निम्न डायलॉग बाक्स प्रदर्शित होगा- इसमें प्राय: निम्न ऑप्शन होते हैं-
 (a) Font - इससे बुलेट का फॉण्ट स्टाइल सेट किया जाता है।
 (b) Subject - इसमें अलग अलग विकल्पों के लिये चिन्हों का अलग अलग समुच्चय होता है। इस डायलॉग बॉक्स में से आवश्यकतानुसार चिन्ह को चुनकर Insert बटन को दबाने से वह बुलेट टेम्पलेट Bullets and Numbering डायलॉग बॉक्स में प्रदर्शित होगी। यहाँ से OK बटन पर क्लिक करके वह इच्छित कोई भी बुलेट्‌स को पैराग्राफ में प्रयोग कर सकता है। बुलेट्स के स्थान पर किसी अन्य चित्र या पिक्चर को जोड़ने के लिये Bullets and Numbering डायलॉग बॉक्स से Picture बटन को क्लिक करते हैं। इससे निम्न डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है- यहाँ से बुलेट इमेज को क्लिक करके सिलेक्ट करने और OK बटन पर क्लिक करते ही पिक्चर, बुलेट की तरह सिलेक्टड टैक्स्ट में जुड़ जाएगी। इसके अलावा यदि यूजर स्लाइड में बुलेट्स के स्थान पर विभिन्न प्रकार के नम्बरों को जोड़ना चाहता है, तो निम्न पदों का अनुसरण करे। Home टैब → Paragraph ग्रुपबॉक्स → नम्बरिंग लिस्ट ऑप्शन को चुनें। इससे प्राय: निम्न प्रकार का डायलॉग बॉक्स प्राप्त होगा। प्राप्त ड्रॉपडाउन लिस्ट से Bullets and Numbering ऑप्शन को चुनें। इसके पश्चात् Numbered टैब को चुनें। इससे निम्न डायलॉग बॉक्स प्रस्तुत होगा। इस बॉक्स में से नम्बरिंग टेम्पलेट को इच्छानुसार चुनें व फिर Size विकल्प से नम्बरिंग शुरू होगी व Color बटन से उस नम्बरिंग के रंग को चुना जाता है। उपरोक्त कार्य करने के पश्चात् OK बटन को क्लिक करें, जिसके परिणामस्वरूप यूजर द्वारा सैट किये गये पैरामीटर्स के आधार पर नम्बरिंग स्लाइड में जुड़ जाएगी। 

HOW TO TEXT ALIGNMENT IN POWER POINT 

टैक्स्ट पैराग्राफ एलाइन्मेण्ट (Text Paragraph Alignment in Power Point):

 पैराग्राफ में टैक्स कितना दाई ओर या बाई ओर होगा यह सभी कुछ पैराग्राफ एलाइन्मेण्ट के अन्तर्गत आता है इसकी सेटिंग Alignment Optiions द्वारा आइकन बर्ड डॉक्यूमेण्ट की ही भांति की जाती है।

 टैक्स पैराग्राफ में इण्डेन्टिंग (Text Paragraph Indenting in Power Point):

 किसी स्लाइड में टैक्स्ट पैराग्राफ को दाई ओर एक Tab के बराबर खिसकाने के लिये Increase Indent व बाई ओर एक टैब खिसकाने के लिये Decrease Indent का प्रयोग करें। टैक्स्ट पैराग्राफ में लाइन स्पेसिंग (Line Spacing in Text Paragraph): स्लाइड्स मे प्रविष्ट किये गये टैक्स पैराग्राफ की लाइनों में स्पेसिंग के लिये Home टैब → Paragraph ग्रुपबॉक्स → लाइन स्पेसिंग आइकन को चुनें। प्राप्त ड्रॉपडाउन लिस्ट में से उपयुक्त ऑप्शन को चुनें। इससे प्रदर्शित किये गये स्पेसिंग टैक्स लाइनों के मध्य जुड़ जायेगी। 

          POWER POINT NOTES DOWNLOAD IN HINDI 

थीम कलर व लाइन स्टाइल के साथ कार्य करना (Working with theme Color and Line Style in Power Point):

 इस कार्य के अन्तर्गत टैक्स्ट, ग्राफिक्स, चार्ट्स और अन्य एलीमेण्ट्स स्लाइड में कहाँ पर व कैसे दिखाई देंगे, यह निश्चित होता है। प्रेजेन्टेशन की थीम तथा लेआउट यह सुनिश्चित करता है कि पूरा प्रेजेन्टेशन किस प्रकार का होगा। किसी भी स्लाइड में नयी इफेक्ट को एप्लाई करने के लिये निम्न पदों का अनुसरण करें। Home टैब → Slides ग्रुपबॉक्स → New Slide पर क्लिक करके उपयुक्त स्लाइड लेआउट को सिलेक्ट करें। जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है। इसके पश्चात् Design टैब → Themes ग्रुपबॉक्स में से उपयुक्त थीम को इसके अनुसार चुनिए। इससे प्राप्त स्लाइड में अतिरिक्त परिवर्तन करने के लिये यूजर Themes ग्रुपबॉक्स से ही Colors बटन की सहायता से थीम का रंग व Font बटन से टैक्स्ट का फॉण्ट बदलने तथा प्रत्येक स्लाइड पर प्रयुक्त इफैक्ट को Effects बटन द्वारा सेट कर सकता है। उपरोक्त परिवर्तन करने के बाद यूजर आगे कार्य करके स्लाइड को सेव कर सकते हैं। लाइन की फॉर्मेटिंग - किसी भी स्लाइड में उपस्थित लाइन की फार्मेटिंग प्राय: निम्न विधि द्वारा की जाती है- 
1 उस लाइन को सिलेक्ट करें, जिसे परिवर्तित करना है।
 2. Home टैब → Drawing ग्रुपबॉक्स → Shape Outline को क्लिक करें।
 3. इससे प्राप्त ड्रॉपडाउन मेन्यू से Theme colors अनुभाग में से उचित रंग को चुनने से लाइन का रंग परिवर्तित होकर सिलेक्शन के अनुसार हो जायेगा। 
4. यदि यूजर लाइन की मोटाई को कस्टमाइज करना चाहता है तो इस ड्रॉपडाउन मेनू से Weight बटन को चुने, जिससे चित्र के अनुसार एक लिस्ट प्रदर्शित होगी, जिसमें से यूजर इच्छानुसार लाइन की मोटाई को चुन सकता है।
 5. इसके अलावा यदि यूजर स्लाइड में विभिन्न डैश लाइनों को जोड़ना चाहता है तो Weight कमाण्ड के स्थान पर Dashes कमाण्ड बटन को चुने, जिससे चित्र के अनुसार एक ऑप्शन लिस्ट प्राप्त होगी। इसमें से उपयुक्त विकल्प को चुनें। उपरोक्त विधि द्वारा सिलेक्टेड लाइन विभिन्न आकार, प्रकार व रंग की दिखायी पड़ने लगेगी। मूवी और साउण्ड एड करना (Adding Movie and Sound): किसी स्लाइड में मूवी को एड करना तथा साउण्ड को एड करने की प्रक्रिया निम्नलिखित है- 

स्लाइड में मूवी एड करना (Adding Movie in Slide in Power Point): 

स्लाइड में मूवी को एड करने के लिए इन्सर्ट टैब के मीडिया ग्रुप में दिए मूवी नामक आइकन को क्लिक करना होगा। ऐसा करते ही स्क्रीन पर इसका मेन्यू निम्न चित्र की तरह से डिस्प्ले होगा- कंप्यूटर में स्टोर मूवी फाइल को स्लाइड में जोड़ने के लिए मूवी क्रम फाइल कमाण्ड को क्लिक करें। इससे स्क्रीन पर मूवी फाइल को सिलेक्ट करने का विकल्प बॉक्स आ जाएगा इस ऑप्शन बॉक्स में मूवी फाइलें दिखाई देंगी। जिसे भी स्लाइड में लाना है, उसे क्लिक करके सिलेक्ट करें और OK बटन पर क्लिक कर दें। स्लाइड में मूवी एड हो जाएगी। पावरप्वॉइंट के क्लिप ऑर्गेनाइजर के द्वारा मूवी को स्लाइड में इन्सर्ट करने के लिए Media Clips ग्रुपबॉक्स के मूवी क्रम क्लिप आर्गनाइजर कमाण्ड को क्लिक करें। इससे स्क्रीन पर मूवी फाइलें इस तरह से डिस्प्ले होंगी। स्क्रीन में बाईं ओर दिखाई दे रही मूवी फाइलों में से, जिसे स्लाइड में जोड़ना है, उसे माउस से ड्रैग करके स्लाइड में ले आएँ। 

HOW TO ADD SOUND IN MS POWER POINT ?

स्लाइड में साउण्ड एड करना (Adding Sound in Slide in POwer point):

 स्लाइड में साउण्ड को एड करने के लिए यूजर को Insert टैब के Media Clips ग्रुपबॉक्स में दिए आइकन साउण्ड को क्लिक करना होगा। इससे स्क्रीन पर एक मेन्यू निम्न प्रकार डिस्प्ले होगा। यदि यूजर के कंप्यूटर में साउण्ड फाइल पहले से तैयार है तो उसे स्लाइड में एड करने के लिए प्राप्त ड्रॉपडाउन मेन्यू में से कमाण्ड को क्लिक करें। इससे स्क्रीन पर साउण्ड फाइलों को सिलेक्ट करने का ऑप्शन बॉक्स इस चित्र की तरह से सामने आएगा। इसमें साउण्ड फाइलें आइकन के रूप में डिस्प्ले हो रही हैं। यूजर जिसे स्लाइड में लाना चाहता है, उसे क्लिक करके सिलेक्ट करें और OK बटन पर क्लिक करें। इससे स्क्रीन पर एक और डायलॉग बॉक्स निम्न चित्र की तरह से डिस्प्ले होगा- इस डायलॉग बॉक्स में स्लाइड शो के दौरान ध्वनी की ट्यूनिंग कैसी होगी, यह पूछा जाता है व दो बटन Automatically व When Clicked इस कार्य के लिए होते हैं। यदि यूजर ऑटोमैटिक भी यह कार्य करना चाहते हैं तो ऑटोमैटिकली बटन पर क्लिक करें और यदि माउस क्लिक से साउण्ड शुरू करना चाहते हैं तो When Clicked नामक बटन पर क्लिक करें। यदि यूजर आफिस 2007 के मीडिया क्लिप ड्रॉपडाउन के द्वारा साउण्ड की फाइलों को खोजकर लाना चाहते है तो मेन्यू के दूसरे कमाण्ड Sound From Clip Organised को क्लिक करें। यदि किसी आडियो सीडी के ट्रैक को स्लाइड शो के दौरान प्ले करना है तो ड्रॉपडाउन मेन्यू के तृतीय कमाण्ड Play CD Audio Track पर क्लिक करें। यदि साउण्ड को कम्प्यूटर में लगे माइक्रोफोन के द्वारा रिकॉर्ड करके प्ले करना है तो Record Sound कमाण्ड का प्रयोग करें। 

हैडर्स और फुटर्स को जोड़ना (Adding Headers and Footers in Power Power): 

हैडर स्लाइड के ऊपरी मार्जिन में और फुटर निचले मार्जिन में प्रिंट की जाती है। इनमें टैक्स्ट और पिक्चर दोनों शामिल हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, पेज नम्बर, तारीख, कम्पनी का लोगो, प्रेजेन्टेशन का शीर्षक, कम्पनी का नाम आदि को हैडर और फुटर में लगाया जा सकता है। हैडर या फुटर बनाने के लिए निम्नलिखित क्रियाएँ कीजिए- Insert Tab Taxt ग्रुपबॉक्स → Header and Footer कमाण्ड को चुनें। इससे निम्न डायलॉग बॉक्स प्रस्तुत होगा- इसमें दो टैब Slide तथा Notes and Handouts होते हैं। पहले टैब Slide में निम्न विकल्प होते हैं- 
(a) Date and Time यदि यूजर फुटर में दिनांक व समय को डालना चाहता है तो इसे क्लिक करे। इस पर क्लिक करते ही इसके अनुभाग मे स्थित दोनों रेडियो बटन एक्टिव हो जाते हैं। यदि यूजर स्लाइड में दिनांक व समय को सिस्टम के अनुसार स्वत: ही बदलना चाहता है तो Update Automatically पर अन्यथा फिक्स दिनांक के लिये Fixed रेडियो बटन पर क्लिक करे। 
(b) Footer किसी भी स्लाइड में फुटर भाग में टैक्स्ट को प्रविष्ट करने के लिए चैक करके टैक्स्ट को एण्डर करे चैक करे। उपरोक्त कार्य के पश्चात् यदि यूजर किये गये परिवर्तनों को केवल वर्तमान स्लाइड पर ही रखना चाहता है तो Apply बटन को क्लिक करे और यदि सभी स्लाइडों पर चाहता है तो Apply all बटन पर क्लिक करे। इसके अतिरिक्त यदि यूजर Notes या Handouts पर हैडर या फुटर को एड करना चाहता है तो Header and Footer डायलॉग बॉक्स के Notes and Handouts टैब के विकल्पों को सेट करके Aplly या Aplly all बटन को क्लिक करें। स्लाइड का प्रेजेंटेशन (Presentation of Slides): किसी स्लाइड का प्रेजेंटेशन देखने, प्रेजेन्टेशन का सेटअप चुनने तथा स्लाइड्स और हैंडआउट का प्रिंट निकालने के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया है- प्रेजेन्टेशन को देखना (View of Presentation): पावरप्वॉइन्ट में स्लाइड्स का प्रेजेन्टेशन देखने के विभिन्न 
व्यू होते हैं। एक व्यू में किए गए परिवर्तन का प्रभाव दूसरे व्यू में देखा जा सकता है। ये व्यूज निम्नलिखित हैं- सामान्य व्यू (Normal View) स्लाइड सोर्टर व्यू (Slide Sortor View) स्लाइड शो व्यू (Slide Show View) मास्टर व्यू (Master View) नाइस पेज व्यू (Notes Page View) इन सभी के बारे में नीचे विस्तार से बताया गया है- 

सामान्य व्यू (Normal View in Power Point):

 इस व्यू में यूजर पावरप्वॉइन्ट की स्लाइडों पर लगभग सभी क्रियाएँ की जा सकती हैं। इसमें पावरप्वॉइंट की विण्डो को तीन भागों में बाँटकर दिखाया जाता है। इसके बाएँ भाग, को स्लाइड पेन कहा जाता है। इसमें दो टैबशीट हैं Outline और Slides । Outline टैबशीट में यूजर प्रत्येक स्लाइड की रूपरेखा को दर्शाया जाता है, जिसमें स्लाइड का शीर्षक (Title) और मुख्य बिन्दु शामिल होते हैं। इस टैबशीट में टैक्स्ट पर कार्य करना अर्थात् टैक्स्ट टाइप करना, सुधारना, पंक्तियों को व्यवस्थित करना आदि सरल होता है। आवश्यक होने पर आउटलाइन टूलबार का प्रयोग भी किया जा सकता है। इसके लिए स्लाइड पेन के Outline बटन पर क्लिक कीजिए। Slides टैबशीट में सभी स्लाइड छोटे आकार में दिखाई देती हैं। इसमें क्लिक करके यूजर किसी स्लाइड को बडे आकार में देख सकता है। इस व्यू के दाएँ ऊपरी भाग में कोई चुनी हुई स्लाइड या वर्तमान स्लाइड अपनी सभी विशेषताओं के साथ बड़े आकार में दिखाई देती है। इस भाग में चित्रों, रंगों आदि पर कार्य किया जा सकता है। इसमें हम स्लाइड के टैक्स्ट को भी सुधार सकते हैं। इस व्यू के दाएँ नीचे के भाग में यूजर प्रस्तुतकर्ता के लिए नोट्‌स भर सकते हैं। किसी स्लाइड के लिए नोट्‌स जोड़ने के लिए यूजर दाईं ओर नीचे के बॉक्स को क्लिक करे। इससे कर्सर वहाँ आ जाएगा। अब यूजर उस बॉक्स में नोट्‌स उसी तरह टाइप और एडिट (Edit) कर सकता है, जिस तरह अन्य स्थानों पर किया जाता है। 

स्लाइड सॉर्टर व्यू (Slide Sorter View):

 इस व्यू में यूजर प्रेजेन्टेशन की सभी स्लाइडों को एक साथ छोटे रूप में देख सकते हैं, जिसमें सभी टैक्स्ट (Text) तथा चित्र (Graphics) भी दिखाए जाते हैं, जैसा कि निम्न चित्र में दिखाया गया है। स्लाइड सॉर्टर व्यू में यूजर स्लाइडों को अपनी इच्छानुसार किसी भी क्रम (Order) में लगा सकता है। यहाँ तक कि एक स्लाइड के ऊपर दूसरी स्लाइड को भी लगा सकता है। इसमें स्लाइड बदलने (Transition) की विधि तथा स्लाइडों व उनकी वस्तुओं पर एनीमेशन के प्रभाव (Animation Effects) को भी सेट किया जा सकता है। इसके लिये view टैब के Presentation view डायलॉग बॉक्स से Slide Sorter कमाण्ड बटन को क्लिक करें।

 स्लाइड शो व्यू (Slide Show View):

 इस व्यू में पावरप्वॉइंट विण्डो के अन्य सभी तत्वों को गायब करके एक बार में केवल एक स्लाइड को उसके पूरे रूप में दिखाया जाता है। इस व्यू का प्रयोग वास्तविक स्लाइड शो करने या उसका पूर्वाभ्यास (Rehearsal) करने मे किया जाता है व यूजर इस दौरान कोई भी बदलाव नहीं कर सकता। स्लाइड शो व्यू के लिये View टैब के Presentation Views ग्रुपबॉक्स से Slide Show बटन को चुने या F5 कुंजी को दबाये। इससे यूजर तैयार की गयी सभी स्लाइडों का प्रिव्यू क्रम से देख सकता है।

मास्टर व्यू (Master view): 

मास्टर व्यू का प्रयोग पहले से बने स्लाइड पर किया जाता है। अब मास्टर व्यू की सहायता से आउटलाइनिंग करेंगे। मास्टर व्यू में स्लाइड को बनाने के लिए व्यू मेन्यू के ऑप्शन मास्टर (Master) पर क्लिक करें। इस ध्यान में उप-मेनू Slide Master पर क्लिक करें। इस बटन पर क्लिक-करने पर मॉनीटर स्क्रीन पर जो चित्र प्रदर्शित होता है, उसे मास्टर व्यू कहते हैं। 

हैण्डआउट मास्टर व्यू (Handout Master View in Power Point):

 इस मास्टर व्यू पर क्लिक करने पर सभी स्लाइड को एक साथ देखा जा सकता है। इस स्लाइड में ऊपरी सिरे के बाईं ओर हैडर तथा दाईं ओर डेट का कॉलम होता है तथा मध्य में सभी स्लाइडें लगीं होती हैं तथा नीचे बाईं ओर फुटर तथा दाईं ओर पेज नम्बर प्रदर्शित होता है। 

व्यू नोट्‌स मास्टर (View Notes Master): 

किसी प्रेजेन्टेशन को इस व्यू में देखने के लिए View मेन्यू पर क्लिक करें। फिर Notes Page के ऑप्शन पर क्लिक करें। इस व्यू का प्रयोग Speaker’s Notes बनाने के लिए किया जाता है, जिससे वक्ता को प्रेजेन्टेशन देने में आसानी होती है। प्रेजेन्टेशन के लिए सेटअप चुनना (Select Setup for Presentation): प्रेजेन्टेशन को सेट अप करने के लिये निम्न पदों का अनुसरण अनिवार्य है- 
1. Slide Show टैब Set up → ग्रुप बॉक्स Set uup → Slide Show बटन पर क्लिक करें। इससे डायलॉग बॉक्स प्रस्तुत होगा-
 2. प्राप्त डायलॉग बॉक्स में प्राय: निम्नलिखित सेक्शन होते हैं- Show type - इस सेक्शन में यूजर स्लाइड शो के टाइप को इच्छानुसार निर्धारित करता है। Show options - इस अनुभाग में स्लाइड शो के दौरान (यह सुनिश्चित होता है कि) अतिरिक्त अवयवों को प्रदर्शित करना है या नहीं। इसे भी यूजर इच्छानुसार सिलेक्ट कर सकता है। Show slides - इस अनुभाग में यूजर स्लाइड शो में प्रारम्भिक स्लाइड नम्बर व अन्तिम स्लाइड नम्बर को प्रविष्ट करते हैं। Advance slides - स्लाइड शो आटोमैटिक होगा या मैनुअल इसका चयन इस अनुभाग में होता है। Performance - यदि हार्डवेयर ग्राफिक्स त्वरण या स्लाइड शो रेजोल्यूशनको सेट करना है तो इस अनुभाग में सेटिंग की जाती है। सभी सेटिंग करने के पश्चात् OK बटन को क्लिक करें, जिससे की गई सेटिंग प्रभावी हो जायेगी। स्लाइड और हैण्डआउट्‌स प्रिंट करना (Printing the Slides and Nandouts) इस कार्य के लिये विधि निम्नलिखित है-
 1. ऑफिस बटन से Print कमाण्ड को चुनें। या Ctrl + P संयोग कुंजी का प्रयोग करें। या आफिस बटन → Print → Print Preview → Print ग्रुपबॉक्स → Print बटन को क्लिक करें। इससे डायलॉग बॉक्स प्रस्तुत होगा।
 2. प्राप्त डायलॉग बॉक्स मे निम्न सेक्शन होते है- Print - इसमें प्रिंटर का नाम प्रविष्ट करना होता है, जो कि बाई डिफॉल्ट ही उसमें पड़ा होता है। यदि ऐसा नहीं है तो Find Printer बटन को क्लिक कर प्रिंटर को चुने। Print Range - इसमें प्रिंट की जाने वाली स्लाइडों के नम्बर को डाला किया जाता है या प्रदर्शित रेडियो बटनों में उपयुक्त रेडियो बटन को आवश्यकतानुसार चुना जाता है। Copies - यूजर स्लाइडों की जितनी प्रतियाँ प्रिंट करवाना चाहता है, उनकी संख्या को Number of Copies में प्रविष्ट करा सकता है। Print Chart - इसके ड्रॉपडाउन लिस्ट मे Slider Handouts, Outline View व Notes Pages ऑप्शन में किसी भी एक को अवश्यकतानुसार चुने। उपरोक्त सभी सेटिंग्स को निश्चित करने के पश्चात् OK बटन को दबाएँ, जिससे उन स्लाइडों को प्रिंट कमाण्ड द्वारा प्रिंट किया जाता है। इस डायलॉग बॉक्स मे Preview बटन का प्रयोग स्लाइडों के पेपर पर रिव्यू को दर्शाने के लिये होता है। स्लाइड शो (Slide Show): किसी भी प्रेजेन्टेशन को तैयार करने के बाद यूजर इसका प्रस्तुतीकरण बड़े पर्दे; जैसे-एलसीडी इत्यादि पर या मॉनीटर स्क्रीन भी पर कर सकता है। 

HOW TO RUN SLIDE IN POWER POINT ?

स्लाइड शो को रन करना (Running a Slide Show):

 इसके लिये निम्नलिखित (विभिन्न) विधियों का (इनमें से किसी भी एक का) प्रयोग स्लाइड शो दर्शाने के लिये किया जा रहा है। 
(i) View टैब → Presentation Views ग्रुप → Slide Show पर क्लिक करें।
 (ii) स्क्रीन के नीचे दाईं ओर जूम स्लाइडर के पास एक छोटा सा Slide Show बटन होता है, जिस पर क्लिक करने से स्लाइड शो पहली स्लाइड से प्रारम्भ हो जाता है।
 (iii) F5 कुंजी को दबायें। स्लाइड को रन करने की यह शार्ट कट कुंजी होती है। (iv) अथवा Slide Show टैब → Start Slide Show ग्रुपबॉक्स में से निम्नलिखित को आवश्यकतानुसार सिलेक्ट करें। 
(a) FROM Beginning → इस बटन को क्लिक करने पर स्लाइड शो पहली स्लाइड से आरम्भ हो जाता है। (b) FROM Current Slide → इस बटन के प्रयोग से स्लाइड शो वर्तमान स्लाइड से आरम्भ हो जाता है
 (c) CUSTOM Slide Show → इस बटन पर क्लिक कर Custom Shorts को क्लिक करने पर Custom Shows का डायलॉग बॉक्स प्रस्तुत होगा। इसमें New बटन पर क्लिक कर जिस स्लाइड को जिस क्रम में देखना है, उसी ढंग से यूजर सेटिंग कर स्लाइड शो को क्रियान्वित कर सकता है।

 स्लाइड ट्रांजिशन (Slide Transition): 

एक स्लाइड से दूसरे स्लाइड में परिवर्तित होने पर प्रदर्शन के दौरान विभिन्न इफेक्ट्स को स्लाइड ट्रांजिक्शन कहा जाता है। इन इफेक्ट्स को अलग-अलग स्लाइड पर अलग-अलग लगा सकते हैं। किसी भी स्लाइड पर ट्रांजिक्शन इफेक्ट्स को लगाने के लिये निम्न कार्य किये जाते हैं- 
(i) जिस ट्रांजिक्शन इफेक्ट को लगाना है, उस स्लाइड को सिलेक्ट करें।
 (ii) Animations टैब Transition to this slide ग्रुपबॉक्स की ट्रांजिशन गैलरी में से इच्छानुसार कोई भी           ट्रांजिक्शन को क्लिक कर चुन सकते है या माउस को हॉवर (Hover) करके वर्तमान स्लाइड पर उसका प्रभाव देख सकते हैं। 
(iii) यदि स्लाइड शो के दौरान ट्रांजीशन की स्पीड को सेट करना है तो Transition Speed पुल डाउन मेन्यू में से उचित विकल्प को चुनें। इसके अतिरिक्त यदि यूजर स्लाइड शो के दौरान ध्वनी को सेट करना चाहता है तो Transition Sound कॉम्बोबॉक्स में से उचित विकल्प को चुनें या परिवर्तन को सभी स्लाइडों पर लागू करना है तो Apply all पर क्लिक करें। स्लाइड्स में ध्वनी या परिवर्तन को लागू करना वैकल्पिक क्रिया है। 

HOW TO AUTOMATING A SLIDE SHOW IN POWER POINT ?

 स्लाइड शो को ऑटोमेट करना (Automating a Slide Show): 

स्लाइड शो को ऑटोमेट करना (Automating a Slide Show): कभी स्लाइड शो के दौरान यूजर माउस का प्रयोग नहीं करना चाहता या प्रयोग नहीं हो पाता। इसके लिये यूजर प्रत्येक स्लाइड पर उसकी प्रेजेन्टेशन का समय प्रविष्ट कर सकता है, जिसके अन्तर्गत स्लाइड श्रोताओं को केवल उतने समय के लिये ही उपलब्ध हो पायेगी, जितना समय यूजर ने प्रविष्ट किया है। स्लाइड टाइमिंग को सेट करने के लिये निम्न पदों का पालन करें-
 (a) Animations टैब → Transition to this slide ग्रुपबॉक्स से Advanced Slide सेक्शन में जायें। 
(b) इस सेक्शन में निम्नलिखित भाग होते हैं-
 (i) On Mouse Check - इसे चैक करने पर स्लाइड शो के दौरान क्लिक करके भी अगली स्लाइड पर यूजर जा सकता है। 
(ii) Automatically After इसमें समय को सेट करके चैक बॉक्स को चैक करने से यूजर स्थापित समय के अनुसार स्वत: ही अगली स्लाइड पर पहुँच जाता है। इसमें यूजर के हस्तक्षेप की कोई आवश्यकता नही होती है। उपरोक्त प्रक्रिया के माध्यम से यूजर स्लाइड की टाइमिंग को सेट कर सकता है। 

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