Microsoft Word 2016 Notes Download in Hindi

Microsoft Word Notes Download in Hindi 

वर्ड प्रोसेसिंग के एलिमेंट्स Elements of Word Processing

History Of Microsoft Word 2016

वर्ड प्रोसेसिंग के एलिमेंट्स (Elements of Word Processing):-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक प्रकार का वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है जिसका प्रयोग किसी डॉक्यूमेण्ट को बनाने तथा उसमें कुछ बदलाव करने के लिए किया जाता है। यह एक बहुत महत्वपूर्ण सॉफ्टवेयर है, जो लगभग सभी कम्पूटर में MS-Office पैकेज के अन्दर होता है। इसमें अनेक प्रकार के टूल्स होते हैं, जो डॉक्यूमेण्ट को बनाने, उसमें बदलाव करने, प्रिन्टिंग करने आदि कार्यों के लिए प्रयोग किए जाते हैं।

इस सॉफ्टवेयर के प्रयोग से विभिन्न प्रकार के टैक्स्ट स्टाइल और चित्रों आदि को लगाकर एक आकर्षक डॉक्यूमेण्ट तैयार किया जाता है। वर्ष 1983 में MS-DOS ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए प्रथम Word Processing Software तैयार किया गया था। 1985 में Mac ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का एक ग्राफिकल संस्करण तैयार किया गया और वर्ष 1990 में MS-Office आफिस के प्रथम संस्करण में यह सॉफ्टवेयर जोड़ा गया । 

Microsoft Word 2016 Notes Download in Hindi 

Basic Of Microsoft Word Processing Software 

वर्ड प्रोसेसिंग के बेसिक्स (Basics of Word Processing):-

वर्ड प्रोसेसिंग की सहायता से टाइपिंग व डेस्कटॉप पब्लिशिंग इत्यादि के काम किए जाते हैं। इस तकनीक को प्रदान करने वाले अनेक सॉफ्टवेयर उपलब्ध हैं, इनमें MS-Word, Page Maker, Corel Draw आदि प्रमुख हैं। इनके द्वारा टाइप किया गया टैक्सट स्क्रीन पर दिखाई देता है। जिसे आवश्यकता के अनुसार सरलता से बदला जा सकता है इसे पेपर पर प्रिण्ट भी किया जा सकता, है और इसे भविष्य के लिए फाइल में सुरक्षित भी किया जा सकता है।

एक वर्ड प्रोसेसर सॉफ्टवेयर में निम्नलिखित गुण होते हैं-

1. टैक्स्ट एडिटिंग

2. ऑटो फोर्मेटिंग

3. फोर्मेटिंग टैक्स्ट

4. OLE

5. GUI इण्टरफेस

6. भाषा एवं व्याकरण

7. ग्राफिक्स

8. मेल मर्ज

9. फाइलों को सुरक्षित रखना

10. ऑनलाइन हेल्प इत्यादि।

How To Open Microsoft Word Processing Software ??

वर्ड प्रोसेसिंग पैकेज को खोलना (Opening Word Processing Package) 

एम एस-वर्ड प्रारम्भ करने की विधि निम्न प्रकार है-

1. Start मेन्यु → All Programs → MS-Office/Office XP

2. Microsoft Office पर माउस प्वॉइंटर लाते ही इसका ड्रॉप डाउन मेन्यू खुल जाएगा। इस ड्रॉप डाउन मेन्यु में एम एस-ऑफिस के सभी प्रोग्रामों का एक-एक आइकन होता है।

अब एम एस-वर्ड के आइकन को क्लिक कर दीजिए। इससे वर्ड प्रोग्राम प्रारम्भ हो जाएगा।

Introduction Of Main Menu Of Microsoft Word 2016/2019

इसके मुख्य टूल्स (Tools) का परिचय निम्न प्रकार है-

टूल्स नेम (Tools Name)	विवरण (Description)
टाइटल बार (Title Bar)	इसमें वर्तमान में खुले डॉक्यूमेंट का नाम होता है।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन (Microsoft Office Button)	यह विण्डो के सबसे ऊपरी बायें कोने में स्थित होता है, जिस पर क्लिक करने से एक मेन्यू प्रस्तुत होता है। इस मेन्यू से नई फाइल को बनाना, फाइल को सेव करना इत्यादि कार्य किये जाते हैं।
क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar)	यह ऑफिस बटन के बराबर में दाई ओर स्थित होता है, इसमें यूजर द्वारा अधिकांशत: प्रयुक्त की जाने वाली कमाण्ड्स होती हैं, जैसेकि सेव, अन्डू, रीडू, प्रिंट इत्यादि|
कंट्रोल बटन्स (Control Buttons)	कण्ट्रोल बटन्स तीन प्रकार के होते हैं- (a) मिनीमाइज बटन (Minimize Button) (b) मैक्सीमाइज बटन (Maximize Button) (c) क्लोज बटन (Close Button)
रिबन (Ribbon)	रिबन का प्रयोग कमाण्ड्स देने में होता है, यह स्क्रीन के टॉप के पास (क्विक एक्सेस टूलबार के नीचे) स्थित होता है।
टैब्स (Tabs)	रिबन के ठीक ऊपर टैब्स होते हैं, किसी भी एक टैब को क्लिक करने पर उससे सम्बन्धित कमाण्ड्स ग्रुप्स रिबन में प्रस्तुत हो जाते हैं।
ग्रुप्स (Groups)	प्रत्येक् टैब के अन्दर कुछ ग्रुप्स होते हैं जिनमें विभिन्न कमाण्ड्स संलग्नित होती हैं।
रूलर्स (Rulers)	ये दो प्रकार के होते हैं-क्षैतिज व ऊर्ध्याधर व इनके प्रयोग से मार्जिन को सेट किया जाता है।
टैक्स्ट एरिया (Text Area) या डॉक्यूमेण्ट विण्डो (Document Window)	इसमें यूजर द्वारा टाइप किया गया या कहीं से लिया गया टैक्स्ट इत्यादि इस क्षेत्र में दिखाया जाता है।
इन्सर्शन् प्वॉइंट (Insertion Point)	यह टैक्स्ट क्षेत्र का कर्सर (Cursor) होता है व इससे आगे ही टैक्स्ट या सामग्री को टैक्स्ट एरिया में प्रविष्ट कराया जाता है।
जूम स्लाइडर (Zoom Slider)	इस स्लाइडर की सहायता से युजर डॉक्यूमेण्ट के आकार को घटा या बढ़ा सकता है।
व्यू बटन्स (View Buttons)	इन बटनो की सहायता से डॉक्यूमेण्ट के व्यू का निर्धारण होता है। इन बटनों में निम्न प्रमुख हैं- (a) प्रिण्ट लेआउट: यह डॉक्यूमेण्ट के पेपर प्रिण्ट के लेआउट को दर्शाता है। (b) फुल स्क्रीन रीडिंग : यह पेज को स्क्रीन पर इस प्रकार से दर्शाता है जिससे कि पूरे पेज को स्क्रीन पर आसानी से पढ़ा जा सके। (c) वेब लेआउट: यह वेब ब्राउजर में पेज की दर्शाता को दिखाता है। (d) आउटलाइन : यह डॉक्यूमेण्ट पेज को आउटलाइन फॉर्म में दिखाता है। (e) ड्राफ्ट:- यह पेज को आसान फॉर्मेट में दिखाता है।
स्क्राल बार्स (Scroll Bars)	इनका प्रयोग डॉक्यूमेण्ट को क्षैतिज तथा ऊर्ध्वाधर स्क्रोल करने के लिए किया जाता है। ये प्राय: दोप्रकार के होते है- (a) ऊर्ध्वाधर स्कार्ल बार (Vertical Scroll Bar): इससे डॉक्यूमेण्ट के पेजों तथा तत्वों को ऊपर या नीचे करके देखा जा सकता है। (b) क्षैतिज स्क्राल बार (Horizontal Scroll Bar): यदि डॉक्यूमेण्ट का आकार 100% से ज्यादा हो तो इससे डॉक्यूमेण्ट के पेजों को दाईं या बाईं ओर करके देखा जा सकता है।
स्टेटस बार (Status Bar)	यह ऐक्टिव डॉक्यूमेण्ट के बारे में समस्त जानकारियों को दर्शाने के लिये प्रयोग होता है। यह टैक्स एरिया, जैसे-पृष्ठ, संख्या, लाइन व कॉलम संख्या के ठीक नीचे होता है।

Introduction Of Ms word Tabs  

एम एस-वर्ड के टैब्स (Tabs of MS-Word )

एस-वर्ड में निम्न टैब्स होते हैं-

टैब का नाम	विवरण
होम (Home)	इस टैब में क्लिपबोर्ड, फॉण्ट, पैराग्राफ स्टाइल्स और एडिटिंग इत्यादि से सम्बन्धित सभी कार्य किये जाते हैं।
इन्सर्ट (Insert)	इस टैब से डॉक्यूमेण्ट में टेबल, हैडर्स एवं फुटर्स तथा सिम्बल इत्यादि को डाला जाता है व साथ ही साथ फॉर्मेटिंग का कार्य भी किया जाता है।
पेज लेआउट (Page Layout)	इस टैब से डॉक्यूमेण्ट के पेज की लुक, जैसे- पेज सेटअप, पेज बैकग्राउण्ड व पैराग्राफ इत्यादि को सेट किया जाता है।
रेफरेंस (Reference)	इस टैब की सहायता से टेबल ऑफ कण्टेन्ट्स, फुटनोट्‌स, बिबलियोग्राफी, कैप्शन्स इन्डेक्स और टेबल ऑफ ऑथोरिटीज को लम्बे डॉक्यूमेण्ट में जोडा जाता है।
मेलिंग्स (Mailings)	इस टैब का प्रयोग प्राय. मास मेलिंग से सम्बन्धित कमाण्डो को बनाने में किया जाता है। इसमे क्रिएट, स्टार्ट मेल मर्ज, प्रिव्यू रिजल्ट्स, राइट एण्ड इन्सर्ट फील्ड्स और फिनिश कमाण्ड्स होते है।
रिव्यू (Review)	यह लैंग्वेज कमेन्ट्स, ट्रैकिग, चेंजेस कम्पेयर और प्रोटेक्ट जैसे कमाण्ड्स से सम्बन्धित कार्य को करने में प्रयुक्त
व्यू (View)	यह बटन डॉक्यूमेण्ट्स को डिस्पले करने या उसमे व्यू बदलने से सम्बन्धित कार्य को करने के लिये प्रयुक्त होता है।

Microsoft Word Office Button Commands 

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन की कमाण्ड्स (Commands of Office Button)

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन पर निम्न कमाण्ड्स होती हैं-

कमाण्ड के नाम	विवरण
New	इस कमाण्ड का प्रयोग नये डॉक्यूमेण्ट को बनाने/खोलने के लिये किया जाता है।
Open	इस कमाण्ड के प्रयोग से कम्प्यूटर पर स्थित वर्ड सपोर्टेड फाइलो को खोला जाता है।
Save	इस कमाण्ड का प्रयोग डॉक्यूमेण्ट (एक ही नाम से एक बार या कई बार) को सेव करने के लिये होता है।
Save As	इस कमाण्ड का प्रयोग वर्ड डॉक्यूमेण्ट को प्रत्येक बार अलग नाम से सेव करने के लिये प्रयुक्त किया जाता है।
Print	इस कमाण्ड का प्रयोग डॉक्यूमेण्ट को प्रिण्ट करने के लिये होता है।
Prepare	इस कमाण्ड के प्रयोग से डॉक्यूमेण्ट को ड्रिस्ट्रीब्यूटर के लिये तैयार किया जाता है।
Send	इस कमाण्ड के प्रयोग से डॉक्यूमेण्ट की एक प्रति को ई-मेल या इण्टरनेट फैक्स के माध्यम से किसी व्यक्ति को भेजा जा सकता है।
Publish	इस कमाण्ड के प्रयोग से डॉक्यूमेण्ट को ब्लॉग या डॉक्यूमेण्ट मैनेजमेण्ट सर्वर या डॉक्यूमेण्ट वर्डस्पेस पर पब्लिश करने के लिये किया जाता है।
Close	इसके प्रयोग से डॉक्यूमेण्ट को क्लोज करते हैं।
Word Options	इसके प्रयोग से Word Options डायलॉग बाक्स प्रदर्शित होता है जिसमें यूजर वर्ड डॉक्यूमेण्ट के सभी फीचरों को सेट कर सकता है।
Exit Word	इसके प्रयोग से वर्ड डॉक्यूमेण्ट से तुरन्त बाहर आया जा सकता है।

How To Use Help Menu In Ms Word 2016/2019

हेल्प बटन का प्रयोग करना  (Using Help Button)

Help बटन को खोलने के लिए रिबन के दाएँ सिरे पर स्थित बटन को दबायें। या की बोर्ड से ‘F1’ कुंजी को दबायें।

किसी भी टॉपिक पर हेल्प प्राप्त करने के लिये Search टैक्स्ट बॉक्स में कण्टेन्ट को डालकर Enter या Search बटन पर क्लिक करें । ऐसा करने से उससे सम्बन्धित सहायक जानकारी प्राप्त हो जायेगी ।

How To Opening and Closing Document In Ms Word 2016

डॉक्यूमेंट्स को खोलना और बन्द करना (Opening and Closing the Documents)

डॉक्यूमेण्ट को खोलना (Opening the Document)

किसी भी डॉक्यूमेंट्स को खोलने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है-

(i) माइक्रोसॉफ्ट आफिस बटन – Open पर क्लिक कीजिए ।

या Ctrl+O संयोग कुंजी का प्रयोग कीजिए । इससे Open डायलॉग बॉक्स प्रस्तुत होगा ।

(ii) इसमें Look in लिस्ट बॉक्स में उस फोल्डर का नाम दिया जाता है जिसमें डॉक्यूमेण्ट होने की सम्भावना होती है। यूजर द्वारा बनाई गई फाइलें यूजर अपने उपयोग के अनुसार किसी भी फोल्डर व हार्ड डिस्क में Save कर सकता है।

(iii) Look in लिस्ट बॉक्स से लोकेशन सिलेक्ट करने के बाद उस फाइल पर क्लिक करके Open बटन पर क्लिक करें ।

How To Save And Save As Document In Ms Word 2016

सेव और सेव ऐज (Save and Save As)

जब तक किसी डॉक्यूमेण्ट को किसी डिस्क पर सेव नहीं किया जाता तब तक वह केवल मुख्य मेमोरी में रहता है और किसी कारण से बिजली चले जाने पर हमेशा के लिए नष्ट हो जाता है। इसलिए प्रत्येक डॉक्यूमेण्ट को सेव करना आवश्यक है। किसी भी वर्ड फाइल या डॉक्यूमेण्ट को सेव करने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है-

(a) माइक्रोसॉफ्ट आफिस बटन → Save/Save As पर क्लिक कीजिए या Ctrl+S संयोग कुंजी को दबाइये ।

(b) प्राप्त डायलॉग बॉक्स में File name लेबल के सामने वाले टैक्स्ट बॉक्स में उस डॉक्यूमेण्ट का नाम तथा Save As type में उसका Type चयनित करके Save बटन पर क्लिक कीजिए। ऐसा करने से वह डॉक्यूमेण्ट उस नाम से डिस्क पर सेव हो जाता है व विण्डो के टाइटल बार पर उसका नाम प्रतिस्थापित (Replace) हो जाता है व प्रत्येक बार वह फाइल खोलने पर टाइटल बार पर Save किया हुआ फाइल नेम प्रदर्शित होता है।

What Is Different Between Save and Save As Command 

Save और Save As में अन्तर

 किसी भी डॉक्यूमेण्ट या फाइल को पहली बार सेव, Save या Save As दोनों का ही प्रयोग करके कर सकते हैं। पहले से सेव की गयी फाइल को Save करने से वह फाइल उसी नाम से सेव होती है जबकि Save As कमाण्ड से हम फाइल को अन्य किसी नाम से सेव भी कर सकते हैं।

How To Set Page Set up In Ms Word 2016 ?

पेज सेटअप (Page Setup)

पेज की सैटिंग, जैसे- मार्जिन, ओरिएण्टेशन, साइज करने के लिए पेज सेटअप की आवश्यकता होती है; जैसे-कागज का आकार, विभिन्न मार्जिन, पेपर का साइज, कागज का लेआउट आदि। पेज को सेटअप करने के लिए निम्न पदों का अनुसरण किया जाता है-

(i) Page Layout टैब से Page Setup ग्रुप में जायें इसमें से यूजर इच्छानुसार पेज की सेटिंग कर सकता है।

(ii) पेज सेटअप ग्रुप के डायलॉग बॉक्स बटन को दबाये जोकि ग्रुप में दाई ओर सबसे नीचे ↓ की भांति दिखाई देता है इससे पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा ।

इस डायलॉग बॉक्स को रूलर पर डबल क्लिक करके भी प्राप्त किया जा सकता है। इसमें तीन टैब्स होते है-

(a) मार्जिन्स (Margins): इस टैब की सहायता से यूजर पेज के मार्जिन्स ओरिएण्टेशन इत्यादि को मॉडिफाई कर सकता हे।

(b) पेपर (Paper): इस टैब की सहायता से पेपर साइज, पेपर की लम्बाई व चौड़ाई व पेपर सोर्स इत्यादि से सम्बन्धित सेटिंग्स को कस्टमाइज किया जाता है।

(c) लेआउट (Layout): इस टैब की सहायता से पेज के सेक्शन हैडर्स व फुटर्स तथा पेज के वर्टीकल अलाइनमेण्ट को कस्टमाइज किया जाता है।

उपरोक्त परिवर्तन करने के पश्चात् OK बटन पर क्लिक करे

How To Check Print Preview In Microsoft Word 2016

प्रिण्ट प्रिव्यू (Print Preview)

एम एस-वर्ड की Print Preview सुविधा से यूजर किसी डॉक्यूमेण्ट को प्रिण्ट करने से पहले ही स्क्रीन पर देख सकते हैं कि प्रिण्ट होने पर वह डॉक्यूमेण्ट कैसा लगेगा। इस सुविधा का उपयोग करने के लिए Microsoft Office Button से Print विकल्प से Print Preview कमाण्ड को चुनें इससे प्रिण्ट विण्डो प्रदर्शित होगी|

प्रिण्ट प्रिव्यू टैब में निम्न ग्रुप होते हैं-

Print ग्रुप → Print, options

Page Setup ग्रुप → Margins, Orientation, Size.

Zoom ग्रुप → Zoom, 100%, One page, Two pages, Page width

Preview ग्रुप → Show Ruler, Magnifier, Shrink One Page, Next Page, Previous Page, Close Print Preview.

How To Print Document In Microsoft Word 2016

डॉक्यूमेण्ट को प्रिण्ट करना (Print the Document)

प्रिण्ट प्रियू देखने के बाद आप डॉक्यूमेण्ट को प्रिण्ट करा सकते हैं। ऐसा करने के लिए निम्न चरणों का अनुसरण किया जाता है-

(i) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन से प्रिण्ट कमाण्ड पर क्लिक करें ।
(ii) डॉक्यूमेण्ट को सामान्य सैटिंग में प्रिण्ट करने के लिए OK बटन पर क्लिक करें ।
या माइक्रोसॉफ्ट आफिस बटन से प्रिण्ट कमाण्ड के Quick Print कमाण्ड पर क्लिक करें जिससे डॉक्यूमेण्ट सामान्य सेटिंग में प्रिण्ट हो जायेगा। यदि आपको कोई विशेष पेज प्रिण्ट करना हो तो उस पेज का नम्बर या पेजेस के नम्बर की रेंज, जैसे 2 - 6. Pages बॉक्स में लिखें तथा OK बटन पर क्लिक करें । यदि आपको प्रिण्ट की एक से अधिक कॉपी निकालनी हैं तो Number of Copies बॉक्स में कॉपीस की संख्या लिखें तथा OK बटन पर क्लिक करें ।

How TO Close Document In Microsoft Word 

किसी भी वर्ड डॉक्यूमेण्ट को बन्द करने के लिये माइक्रोसॉफ्ट आफिस बटन पर क्लिक करें तथा Close कमाण्ड पर क्लिक करें